“Lo que no se mide no se puede mejorar”
Uno de los principios básicos de la administración, el simple hecho de poder llevar un registro de una actividad, puede desencaminar en que esta sea más eficiente.
Hemos visto este caso en varios ejemplos, como la dieta o el ejercicio. ¿Cómo vas a progresar en el gimnasio si no sabes cuántas repeticiones haces, o con cuanto peso? O el dinero, ¿cómo puedes saber en qué rubros puedes ahorrar si no sabes cuánto dinero gastas y en qué cosas?
Como el primer paso en una dieta es reconocer lo que verdaderamente consumimos, como en un diario de alimentos para registrar lo consumido y además, otros componentes que hacen al acto de comer, de manera de identificar todos los factores que influyen en nuestra alimentación diaria.
Con las flotillas pasa lo mismo. ¿Sabes en promedio cuántos kilómetros recorren al día tus unidades? ¿O cuánto tiempo pasan fuera de las instalaciones de tu empresa?
El tener conocimiento de estos parámetros puede ayudar a eficientar en gran medida la efectividad de tu reparto, detectar tus principales fugas de efectivo, así como derroches o gastos innecesarios, que se reflejan principalmente: en el combustible.
Con los aumentos en el precio de los hidrocarburos es importante tener un correcto control en este recurso y evitar gastos innecesarios. Se estima que hay ocasiones en las que el consumo innecesario de gasolina, por los motivos que sea, pueden llegar a representar hasta el 60% del gasto total de combustible. Eso incluye tanto viajes no oficiales, como rutas alternativas a las que el operario de la unidad le pueda sacar algún beneficio, como un viaje personal, o incluso quedarse con la cuota de la caseta.
Pero lo más peligroso es cuando tu mismo equipo puede hacer trabajos en nombre de tu empresa, sin reportarlo a la misma, obteniendo el fin exclusivamente para ellos. Y este es un panorama con el que varias empresas lidian todos los días, incuso, sin darse cuenta.
Por eso es importante contar con un sistema que monitoré tu efectividad y que te permita llevar registros de la actividad de tu personal, pues así se puede evitar el uso deshonesto de las unidades, ahorrándole miles de pesos a la empresa, reduciendo así la presión a la que muchas empresas se enfrentan por sacar los gastos para llegar a fin de mes.